Как облегчить работу магазина и уменьшить недостачу: 7 рутин сканером

Коротко: почти вся рутина магазина происходит у полки, а оформляется за компьютером. Сканер в руках сотрудника — телефон, телефон с Bluetooth-сканером или ТСД — убирает второй шаг: документ попадает в 1С, пока товар ещё в руках. Ниже — семь рутин по шагам и шесть правил, которые уменьшают недостачу.

Что понадобится

• 1С:Розница для Казахстана 2.2 или 2.3 (ПРОФ) — или другая конфигурация, см. раздел про УТ, УНФ и Бухгалтерию.
• Устройство на Android 8 и новее: смартфон, который уже есть, или ТСД для большого склада.
• Wi-Fi в зале и на складе — телефон и компьютер с 1С в одной сети.
• Штрихкоды в карточках; у коробки — свой код и коэффициент.

1. Приёмка по накладной

Что сделать: откройте приёмку на телефоне, выберите поставщика или задание из 1С — заказ поставщику — и сканируйте каждую единицу.

Что увидите: строки «больше плана» и «нет в плане» подсвечены; после «Отправить» в 1С ждёт «Поступление товаров».

Если не получилось: коробка посчиталась как одна штука — у неё нет своего штрихкода с коэффициентом. Причины расхождений — в статье о приёмке по штрихкодам.

2. Проверка цены и остатка у полки

Что сделать: наведите телефон на штрихкод.

Что увидите: цену по виду цен, остаток по складам и резерв — покупатель рядом, разговор не прерывается.

Если не получилось: цена на экране не совпала с ценником — ценник не перепечатали после установки цен. Отложите товар и сообщите тому, кто ставит цены.

3. Пересчёт и инвентаризация

Что сделать: разделите зал на зоны, в каждой — человек с телефоном и своим документом пересчёта. Одинаковый товар — один скан и количество цифрами.

Что увидите: в 1С приходят «Пересчёт товаров» по зонам; дальше — обычная сверка и проведение.

Если не получилось: в дальнем углу склада нет связи — документы ждут в очереди и уходят в зоне Wi-Fi. План ревизии по часам — инвентаризация с телефона.

4. Перемещение между складами

Что сделать: сканируйте товар у полки, выберите склад-получатель, отправьте.

Что увидите: документ в 1С раньше, чем машина доехала, — остатки по магазинам правдивы.

Если не получилось: перемещение «потом, по бумажке» — товар уже уехал, а по базе продаётся в минус. Правило: нет документа — товар не грузим.

5. Новый товар с кодом НКТ

Что сделать: отсканируйте штрихкод незнакомого товара и заведите карточку на телефоне: название и код подтягиваются из Национального каталога товаров.

Что увидите: карточку в 1С с кодом для чека ККМ, ЭСФ и СНТ — товар продаётся в день прихода.

Если не получилось: приложение сообщило, что код уже есть в базе, — значит, товар заведён; добавьте упаковку, а не вторую карточку. Подробнее — Новый товар и НКТ.

6. Заказ и счёт для оптового клиента

Что сделать: идите с клиентом вдоль полок и сканируйте — заказ собирается на телефоне.

Что увидите: «Заказ покупателя» в 1С и счёт на оплату в PDF по казахстанскому образцу — ИИК, БИК, Кбе, сумма прописью в тенге; отправка через «Поделиться».

Если не получилось: у клиента другие реквизиты — проверьте карточку контрагента в 1С до отправки счёта.

7. Отчёт руководителю вечером

Что сделать: откройте сводку руководителя на телефоне.

Что увидите: выручку, прибыль, что заканчивается и что продаётся ниже себестоимости; из отчёта об остатках — заказ поставщику.

Если не получилось: нет связи — отчёты считаются по данным на телефоне за последние 6 месяцев.

8. Как уменьшить недостачу: 6 правил

1. Принимайте сканом каждую единицу, а не «по накладной на глаз»: недовложение ловится до подписи документов.
2. Один штрихкод — одна карточка. Пересорт на кассе — главный источник «недостачи по одному товару и излишка по другому».
3. Пересчитывайте ходовые группы каждую неделю — частично, по зонам. Расхождение за неделю найти проще, чем за год.
4. Брак и порчу оформляйте сразу списанием, а не «на ревизии разберёмся».
5. Перемещение — только с документом до отъезда машины.
6. Ограничьте права: цены ставит один человек, карточки заводят назначенные сотрудники, продавец не видит закупочные цены.

Если у вас УТ, УНФ или Бухгалтерия

• 1С:Управление торговлей для Казахстана 3.4. Сканер и ТСД подключаются штатно как торговое оборудование; для склада с адресным хранением есть «Мобильное рабочее место работника склада» — приёмка, размещение, отбор и пересчёт со сканированием.
• 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Розница для Казахстана 3.0. По руководству 1С колонку «Количество по факту» при расхождениях в поступлении заполняют с ТСД или сканером.
• 1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана 3.0. Сканер добавляет строки в документы учёта ТМЗ, есть кнопка «Добавить по штрихкоду». Как провести ревизию — инвентаризация ТМЗ в Бухгалтерии.

Правила из раздела 8 работают в любой конфигурации — они про порядок, а не про программу.

Частые ошибки

• Внедрили всё сразу → сотрудники путаются → начните с проверки цены, потом приёмка от одного поставщика.
• Сканируют не каждую единицу → количество вводят цифрами «по накладной» → цифрами — только большие партии одного товара.
• Карточки заводит каждый → дубли и пересорт → права на создание товаров — одному-двум сотрудникам.
• Нет штрихкодов в базе → «не найдено» на каждом шаге → заполните коды ходовым товарам на первой приёмке.

С телефона: с чего начать в TSD Expert

1. Установите приложение и расширение: установка по шагам — установщик, помощник в 1С, QR-код на телефон, вход по PIN.
2. Первая неделя — проверка цены и остатка: сотрудники привыкают к сканеру за день.
3. Затем приёмка от одного поставщика, потом остальные. Складские документы в TSD Expert сейчас в режиме «Бета» — работают и проверены на тестовых базах.
4. Первая ревизия — по плану на один день, по зонам.

TSD Expert работает с 1С:Розница, Управление торговлей, Бухгалтерия, УНФ, Аптека и 1С:Фреш для Казахстана.

Что дальше

• Документы у полки — экраны всех документов.
• 14 дней бесплатно на вашей базе и ваших товарах.

Коротко о главном

Как уменьшить недостачу в магазине?

Принимать товар сканированием каждой единицы, держать правило «один штрихкод — одна карточка», делать частичные пересчёты ходовых групп каждую неделю, сразу оформлять брак и ограничить, кто правит цены и справочник.

Можно ли использовать смартфон вместо ТСД в магазине?

Да. Смартфон на Android 8 и новее сканирует камерой, а для скорости к нему подключают Bluetooth-сканер. Терминал нужен при тысячах сканов в день, на складе и в холоде.

Какие документы 1С:Розница можно сделать с телефона?

Приёмку — «Поступление товаров», пересчёт — «Пересчёт товаров», перемещение, списание, заказ клиента и счёт на оплату в PDF. Документ создаётся у полки и уходит в 1С одной кнопкой.

Сколько времени экономит сканер при приёмке и ревизии?

Точные цифры зависят от магазина. По опыту внедрений исчезает этап переписывания накладной в 1С, а ревизия на пару тысяч позиций закрывается за смену несколькими телефонами вместо нескольких дней.

Работает ли телефон с 1С без интернета?

Да. Обмен идёт по Wi-Fi магазина, интернет не нужен. Если пропал и Wi-Fi, каталог остаётся на телефоне, а документы ждут в очереди и уходят в 1С сами.

Нужен ли программист 1С, чтобы подключить телефон?

Нет. Установщик ставит расширение и публикует базу сам, нужны только логин и пароль администратора 1С. Конфигурация остаётся типовой.